Informácia o spracúvaní osobných údajov
Vážená dotknutá osoba,
radi by sme Vás informovali o tom, akým spôsobom a za akým účelom spracúva Centrum spoločných činností Slovenskej akadémie vied, v. v. i., sídlo: Dúbravská cesta 9, 845 35 Bratislava 45 (ďalej len „CSČ SAV v. v. i.“ alebo „organizácia“), ako prevádzkovateľ, Vaše osobné údaje. Zároveň by sme Vám chceli priblížiť Vaše práva na úseku ochrany osobných údajov. S akýmikoľvek otázkami alebo pri uplatňovaní Vašich práv v oblasti ochrany osobných údajov sa prosím obracajte priamo na našu zodpovednú osobu, a to prostredníctvom kontaktov uvedených nižšie.
Našim cieľom je v čo najväčšej miere zachovať Vaše súkromie, preto sme implementovali rôzne opatrenia, s cieľom chrániť osobné údaje pred akýmkoľvek neoprávneným prístupom. Bližšie údaje o podmienkach spracúvania Vašich osobných údajov CSČ SAV, v. v. i. nájdete v nasledujúcich častiach tohto dokumentu.
Kto je prevádzkovateľ a aké sú jeho kontaktné údaje?
Prevádzkovateľom osobných údajov je v súlade s príslušnou legislatívou na úseku ochrany osobných údajov CSČ SAV, v. v. i. Sme Vám kedykoľvek k dispozícii prostredníctvom nasledovných kontaktných údajov:
Centrum spoločných činností SAV, v. v. i.
Dúbravská cesta 9
845 35 Bratislava 45
Slovenská republika
Kto je zodpovednou osobou prevádzkovateľa?
V súvislosti s akoukoľvek otázkou týkajúcou sa spracúvania Vašich osobných údajov prevádzkovateľom a uplatňovania Vašich práv na úseku ochrany osobných údajov, prosím neváhajte kontaktovať našu zodpovednú osobu, a to prostredníctvom týchto kontaktných údajov:
e-mail: gdpr.csc@savba.sk
Zodpovednej osobe môžete hlásiť tiež narušenie zabezpečenia ochrany osobných údajov a akékoľvek podozrenie z porušovania práv a povinností v oblasti ochrany osobných údajov.
Kto môže byť dotknutou osobou?
Dotknutými osobami, ktorých osobné údaje môžeme spracúvať v rámci plnenia zákonných úloh sú (v závislosti od konkrétnej spracovateľskej operácie), najmä nasledovné osoby:
- zasielatelia žiadosti podľa zákona o slobodnom prístupe k informáciám prostredníctvom poštového podniku alebo prostredníctvom zriadenej e-mailovej adresy 211@savba.sk;
- fyzická osoba, ktorá prichádza ako návšteva, alebo ako stránka za zamestnancom organizácie;
- zamestnanci organizácie, manželia alebo manželky zamestnancov organizácie, vyživované deti zamestnancov, rodičia vyživovaných detí zamestnancov, blízke osoby, bývalí zamestnanci organizácie;
- osoby vykonávajúce práce na základe dohody o výkone práce mimo pracovného pomeru;
- uchádzači o zamestnanie v pôsobnosti organizácie;
Na aké účely a na akom právnom základe spracúvame Vaše osobné údaje?
Vaše osobné údaje spracúvame, v závislosti od konkrétnej spracovateľskej operácie a jej právneho základu, predovšetkým na nasledovné účely:
- vedenie personálnej a mzdovej agendy zamestnancov organizácie podľa súvisiacich právnych predpisov (najmä zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov, zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov, zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení a o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov);
- evidencia predkladaných žiadostí o sprístupnenie informácií podľa zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov;
- evidencia sťažností fyzických osôb podľa zákona č. 9/2010 Z. z. o sťažnostiach;
- monitorovanie verejne prístupných priestorov organizácie za účelom ochrany verejného poriadku a bezpečnosti na základe oprávnených záujmov prevádzkovateľa;
- obsadenia voľného pracovného miesta na základe súhlasu prípadného kandidáta na obsadzovanú pozíciu.
- evidencia dokumentov v rámci podateľne podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, pri výkone stanovených úloh;
- evidencia dokumentácie súvisiacej najmä s kontrolou verejného obstarávania a so samotným verejným obstarávaním tovarov, služieb a stavebných prác podľa zákona č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov, a zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov;
Aké kategórie osobných údajov spracúvame?
Predmetom nášho spracúvania osobných údajov je predovšetkým všeobecná kategória osobných údajov (napr. meno, priezvisko, titul, bydlisko, dátum a/alebo miesto narodenia, emailová adresa). Konkrétny rozsah spracúvaných údajov závisí od účelu, na ktorý údaje spracúvame.
Radi by sme upozornili, že v niektorých prípadoch, ak je to nevyhnutné na splnenie úloh alebo povinností stanovených zákonom môžeme spracúvať aj osobitnú kategóriu Vašich osobných údajov (napr. zdravotný stav zamestnancov v rámci plnenia mzdovej a personálnej agendy, alebo posudzovania chorôb z povolania).
Čo v prípade neposkytnutia osobných údajov?
V prípade spracúvania Vašich osobných údajov v rámci:
- plnenia zákonnej povinnosti, neposkytnutie potrebných údajov má za následok, že nemôžeme vykonať úkon, s ktorým je spojená predmetná zákonná požiadavka poskytnutia údajov;
- uzatvorenia alebo plnenia zmluvy, ktorou ste zmluvnou stranou, neposkytnutie potrebných údajov má za následok, že nemôžeme uzavrieť predmetnú zmluvu, respektíve plniť zmluvné povinnosti.
Ako spracúvame Vaše osobné údaje?
Spracúvanie Vašich údajov môže byť manuálne, ale aj automatizované, ktoré prebieha v našich informačných systémoch.
Vaše osobné údaje spracúvame prostredníctvom vybraných zamestnancov organizácie. V tejto súvislosti dbáme o to, aby k Vašim osobným údajom mali prístup len poverení a vyškolení zamestnanci, a aby zachovávali mlčanlivosť o všetkých údajoch (osobných či iných), o ktorých sa dozvedeli pri výkone svojej práce.
Ako získavame Vaše údaje?
Osobné údaje získavame primárne priamo od Vás, napríklad z komunikácie, podaní, emailu alebo prostredníctvom iných elektronických foriem komunikácie.
V niektorých prípadoch ale získavame údaje aj od tretích osôb, ako napríklad od Vašich zamestnávateľov, prípadne iných štátnych a verejných orgánov.
Komu Vaše osobné údaje sprístupňujeme?
V závislosti od účelu spracúvania údajov môžeme Vaše údaje sprístupňovať a poskytovať najmä:
- príslušným orgánom štátnej správy a verejnej moci (napr. ministerstvá, Okresné úrady, Úrad pre verejné obstarávanie SR, Slovenská pošta a pod.);
- sociálna poisťovňa, zdravotné poisťovne;
- orgánom činným v trestnom konaní;
- príslušným súdom.
Vaše osobné údaje však sprístupňujeme len v nevyhnutnom rozsahu a v podobe nutnej k dosiahnutiu účelov uvedených v tomto dokumente.
Kde Vaše osobné údaje spracúvame?
Vaše osobné údaje spracúvame len v Európskej únii.
Ako dlho Vaše osobné údaje uchovávame?
Vaše osobné údaje vo všeobecnosti uchovávame po dobu stanovenú právnymi predpismi (najmä zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov), našim registratúrnym plánom, zmluvou, či po dobu trvania nášho oprávneného záujmu.
Osobné údaje, ktoré spracúvame z dôvodu plnenia našej zákonnej povinnosti, uchovávame po dobu stanovenú príslušnými právnymi predpismi.
Osobné údaje, ktoré spracúvame z dôvodu plnenia zmluvy, uchovávame po dobu účinnosti zmluvy a následne dokiaľ trvá náš oprávnený záujem (spravidla po dobu trvania premlčacích lehôt, kedy môžeme mať záujem uplatňovať alebo obhajovať naše právne nároky, a v prípade začatia súdneho alebo obdobného konania, po dobu tohto konania a následne po dobu uplynutia lehôt pre podanie mimoriadnych opravných prostriedkov a počas konania po podaní mimoriadnych opravných prostriedkov).
Vaše údaje nebudeme uchovávať dlhšie ako je to potrebné.
Aké sú Vaše práva na úseku ochrany osobných údajov?
V zmysle príslušnej legislatívy na úseku ochrany osobných údajov (ak všeobecne záväzný právny predpis neustanovuje inak), máte právo:
- na informácie ohľadom spracúvania Vašich osobných údajov;
- na prístup ku svojim osobným údajom, vrátane práva získať kópiu Vašich údajov, ktoré spracúvame;
- na prenosnosť svojich údajov, ktoré ste nám poskytli (v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte), a ktoré spracúvame na základe Vášho súhlasu, v rámci plnenia zmluvy alebo na základe Vašej žiadosti pred uzavretím zmluvy, a ktoré sú spracúvane automatizovane; môžete vzniesť požiadavku, aby sme Vaše údaje poskytli inému prevádzkovateľovi – to však môžeme zabezpečiť len v prípade, že je takýto prenos technicky možný; uvedené právo sa nevzťahuje na spracúvanie nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej prevádzkovateľovi;
- na opravu chybných údajov kde prostredníctvom vyššie uvedených kontaktných dát je možné doplniť nekompletné osobné údaje či pridať dodatočné údaje. Ak je správnosť Vašich údajov sporná, môžete požiadať o obmedzenie ich spracúvania po dobu, kedy budeme ich správnosť overovať;
- na obmedzenie spracúvania údajov za stanovených podmienok, pri ktorom údaje budeme uchovávať, ale nebudeme ich inak používať;
- požiadať o vymazanie svojich osobných údajov, avšak len v prípadoch stanovených legislatívou na úseku ochrany osobných údajov, a to napríklad ak:
- Vaše údaje už pre nás nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získavali alebo inak spracúvali;
- sú Vaše údaje spracúvané na základe Vášho súhlasu, a tento súhlas ste odvolali;
- nesúhlasíte so spracúvaním Vašich osobných údajov na základe nášho oprávneného záujmu; kým budú Vaše záujmy overené, spracúvanie obmedzíme a ak budú mať Vaše práva prednosť, údaje na Vašu žiadosť vymažeme;
- nesúhlasíte so spracúvaním Vašich osobných údajov na marketingové účely;
- je to nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti;
- ak je spracúvanie nezákonne;
- ak ste udelil(a) súhlas so spracúvaním Vašich osobných údajov, môžete tento súhlas kedykoľvek odvolať a to prostredníctvom našej zodpovednej osoby, osobne alebo s využitím iných kontaktných údajov organizácie;
- kedykoľvek kontaktovať našu zodpovednú osobu, prostredníctvom kontaktov uvedených v tejto informácii o spracúvaní osobných údajov. Zodpovednú osobu by ste mali kontaktovať tiež v prípade, ak si myslíte, že sme porušili Vaše práva vyplývajúce z právnych predpisov na ochranu osobných údajov;
- ak sa domnievate, že došlo v súvislosti so spracúvaním údajov k porušeniu Vašich práv alebo ste boli priamo dotknutý na svojich právach na úseku ochrany osobných údajov, máte právo obrátiť sa na príslušný dozorný orgán (Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, budova Park one, Námestie 1.mája 18, 811 06 Bratislava) alebo príslušný súd.
V čom spočíva Vaše právo namietať?
Máte právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu Vašich osobných údajov, ktoré je vykonávané na základe nášho oprávneného záujmu. Ak si prajete vzniesť takúto námietku, môžete tak urobiť prostredníctvom našej zodpovednej osoby, osobne alebo s využitím iných kontaktných údajov organizácie.
V prípade ak zistíme, že náš oprávnený záujem preváži nad Vašimi právami a slobodami, môžeme v spracúvaní Vašich osobných údajov pokračovať. Ak bude Vaša námietka uznaná za oprávnenú, môže to znamenať, že nebudeme naďalej Vaše osobné údaje za daným účelom spracúvať.
Ako často aktualizujeme túto informáciu?
Túto informáciu o spracúvaní osobných údajov priebežne kontrolujeme a môžeme ju príležitostne meniť a aktualizovať (najmä s cieľom dodržať súlad s právnymi predpismi a postupmi ochrany osobných údajov).